כלים דיגיטליים לעסקים

בין אם אתם עסק קטן, בינוני, או גדול, חשוב לנהל מעקב אחרי תפקוד העובדים שלכם על מנת למקסם את היכולת שלהם והפריון בעבודה. אספנו עבורכם מספר כלים דיגיטליים שיוכלו לייעל תהליכים בעסק שלכם, גם לטובתכם וגם לטובת העובדים.

שעון נוכחות דיגיטלי

יש לא מעט כלים דיגיטליים לעסקים, כשהבולט מבניהם הוא שעון הנוכחות. למעשה, שעון נוכחות לעובדים אינו דבר חדש, אבל אי אפשר להשוות את הטכנולוגיה של היום לשעונים של פעם. המושג "לדפוק שעון" כבר לא קיים יותר, כי המכונה הישנה שבה מחתימים כרטיס יצאה לגמלאות. כך כבר לא ניתן יותר לרמות את הבוס ולבקש מאחד העמיתים לעבודה להחתים את הכרטיס עבורכם כשאתם מאחרים או מקדימים לצאת מהעבודה. ישנם שעוני נוכחות שניתן להוריד כאפליקציה לטלפון של העובד, והוא יכול להיכנס למשמרת או לסיים אותה היישר ממנה. המערכת ממוקמת על ענן ואתם לא צריכים להוריד תוכנות מורכבות ויקרות למחשב של הנהלת חשבונות. בהתאם להרשאות שתבחרו לתת, עובדים יוכלו לעדכן ולבצע שינויים ותיקונים, והם יופיעו ככאלה על מנת שתוכלו לעקוב ולדעת מה לאשר ועל מה לשאול שאלות.

צ'ט לכל העובדים 

בעבר מקומות עבודה שרצו לאפשר לעובדים לנהל תקשורת פנימית עשו זאת בתכתובות אימייל. אחר כך הורדנו מסנג'ר (ז"ל) של מייקרוסופט (תבדל"א), או שאנשי ה-IT של מקום העבודה פתחו מערכות צ'ט פנימיות בעלויות גבוהות במיוחד. לאחר מכן סקייפ כבש את עולם הצ'טים הפנים-ארגוניים, אבל בתקופה האחרונה צצו מתחרים שכבשו את לב המנהלים, כמו זום, הנגאאוט, וסלאק. האחרון, אגב, הפך לאמצעי התקשורת הפופולרי ביותר וניתן לשדרג אותו באמצעות גיפים ובוטים שיכניסו קצת צבע ליום העבודה. התוספים אמנם לא משני חיים, אבל האפשרות לצ'טים בתוך הארגון בהחלט מייעלת ומקצרת תהליכים, מאפשרת שאלת וקבלת תשובות באופן מהיר, וגם מאפשרת תקשורת פשוטה במקרה של עבודה מרחוק.

יומן ברשת

זוכרים את הדבר הזה שנקרא יומן, שיש בו דפים שעל כל אחד מהם מוטבע תאריך ושעות, וכדי לדעת מה קבעתם מתי הייתם צריכים לפתוח אותו ולדפדף לעמוד הנכון? ומה קרה אם שכחתם אותו במשרד? היום ניתן לסנכרן את היומן והתזכורות שלכם בין כל המחשבים שלכם, נייחים, ניידים, טאבלט וסמארטפון, לא משנה מאיזה מהם תיכנסו – כל המידע שלכם יופיע שם. יומן גוגל הוא הפופולרי שבהם, שם תוכלו ליצור אירוע (event) או משימות. תוכלו להגדיר כל אירוע בנפרד, האם מדובר באירוע הקשור לעבודה, אירוע משפחתי, או אירוע פרטי.

גוגל דרייב וגוגל דוקס

מכירים את זה שאתם שומרים מסמך וורד, ונותנים לו שם, למשל "כלים דיגיטליים לעסקים". אתם שולחים אותו לבוס שמבקש לערוך תיקונים. אתם שומרים אותו מחדש, הפעם כ"כלים דיגיטליים סופי". ובתיקון השלישי מוסיפים "סופי אחרון". ואחר כך "אחרון חביב". בקיצור, הבנתם. כל שינוי או תיקון של מסמך עולה לכם בעוד קובץ על הדיסק ובשליחת מיילים אין-סופית. גוגל דוקס וגוגל דרייב פותרים את הבעיה הזו. המסמך נגיש לכל מי שיש לו גישה בארגון שלכם ואתם יכולים להגדיר גם אנשים חיצוניים. כשאתם שולחים מסמך אתם יכולים לבחור האם הנמען ראשי להעיר הערות, לצפות בלבד, או לערוך את המסמך. ומה זה אם לא ייעול וקיצור תהליכים?